Kniha jízd (resp. záznam o provozu vozidla či jinak nazvaná evidence o používání vozidla) je pro řadu podnikatelů nepříjemnou povinností, kterou musí řešit. Proč se máme vlastně touto evidencí zabývat? Máme knihu jízd vést i v případě aplikace paušálního výdaje na dopravu? Dozvíte se dále…
Aby mohla fyzická či právnická osoba zahrnout výdaje (náklady) týkající se vozidla do daňových výdajů (nákladů), musí být schopna prokázat, že příslušné výdaje (náklady) jsou výdaji (náklady) na dosažení, zajištění a udržení jejích příjmů. Musí také prokázat, že příslušné vozidlo bylo používáno (použito) pro činnosti, z nichž příjmy jsou u ní příjmy zdaňovanými podle ZDP.
Průkaznost vzniklých výdajů na dosažení, zajištění a udržení příjmů je totiž jedním ze základních požadavků zákona o daních z příjmů. Konkrétní způsob prokazování těchto výdajů upravuje pokyn GFŘ D-6, který konstatuje, že pro účely uplatnění daňových výdajů na pohonné hmoty vede poplatník evidenci jízd tak, aby tyto výdaje mohl prokázat.
Evidenci jízd je povinen vést především podnikatel, který vozidlo vlastní a má je zahrnuté v obchodním majetku, užívá ho na základě nájemní smlouvy nebo smlouvy o finančním leasingu.
Kniha jízd by měla obsahovat alespoň tyto údaje:
- obchodní jméno dopravce,
- SPZ, druh a kategorie vozidla,
- jméno a příjmení řidiče,
- datum, místo a čas začátku a konce přepravy,
- ujeté kilometry, tj. stav počítadla kilometrů (tachometru) při odjezdu a po příjezdu,
- konkrétní účel jízdy (např. nákup materiálu, rozvoz zboží, jednání v bance),
- druh nákladu, jde-li o nákladní dopravu, a vztah dopravce k nákladu,
- podpis odpovědné osoby dopravce, tedy zaměstnavatele; podpisem odpovědné osoby zaměstnavatele je pak také zcela jednoznačně zaměstnanci nařízena (anebo potvrzena) pracovní cesta za použití služebního vozidla,
- podpis řidiče.
Je vždy nutné mít údaje z knihy jízd doplněny ještě dalšími dokumenty tak, aby tyto údaje byly vzájemně nerozporné.
Konkrétní účel jízdy (např. nákup materiálu, kontrola stavebních prací, jednání v bance apod.) je vhodné do knihy jízd uvést zejména pro daňové účely, a to jako vodítko pro nalezení konkrétních dokladů…
